Beeldmateriaal

Een foto is een persoonsgegeven
Een foto waarop een persoon herkenbaar in beeld is, zegt iets over die persoon. Die foto is dan automatisch een persoonsgegeven. Omdat je van een foto ook ras, etniciteit en in sommige gevallen een geloof kunt afleiden, zijn foto’s zelfs bijzondere persoonsgegevens. Wanneer het om foto’s van minderjarigen gaat, gaat het ook nog eens om een kwetsbare groep.

Toestemming
Voor het publiceren van beeldmateriaal is altijd vooraf toestemming van betrokkenen nodig, denk bijvoorbeeld aan foto’s van uitstapjes en bijeenkomsten. Leerlingen  van 16 jaar of ouder moeten zelf toestemming geven.

Geen toestemming is nodig bij
1. het gebruik van een pasfoto ter identificatie (bijvoorbeeld in het leerlingvolgsysteem of schooladministratie);
2, videobegeleiding en coaching (bijvoorbeeld in het kader van opleiden van docenten), zolang er niet specifiek ingezoomd wordt op 1 leerling en of medewerker. Natuurlijk is hier het informeren van betrokkenen (transparantie) gewenst.

Het vastleggen van toestemming
Organisaties geven zelf invulling waarvoor zij toestemming vragen.
De toestemming dient wel specifiek en expliciet te zijn (waarvoor en waarom) en jaarlijks getoetst te worden. Het moet helder zijn voor betrokkenen hoe zij de toestemming tussentijds kunnen intrekken.

Het publiceren van beeldmateriaal
Publiceren is niet alleen het delen van foto’s op sociale media, maar ook het delen van foto’s met andere personen dan de personen die op de foto’s staan.  Dit geldt ook voor de communicatietools die jullie op je eigen school gebruiken (denk daarbij aan: Parro, Schoudercom, Magister).

Als organisatie ben je alleen verantwoordelijk voor de foto’s die je zelf of in opdracht laat maken. Dat ontslaat je als organisatie echter niet van het maken van afspraken over het publiceren van beeldmateriaal door derden, zoals medewerkers, ouder en leerlingen. Het hebben van een beeld/social-mediaprotocol maakt duidelijk welke afspraken binnen de organisatie gelden.

Veilig opslaan en delen van beeldmateriaal.
Wanneer je foto’s wilt delen, dan moet je ervoor zorgen dat foto’s beveiligd worden opgeslagen. Geef de betrokkenen een wachtwoord waarmee ze toegang krijgen tot een beveiligd deel van je website of het schoolcommunicatieplatform waar foto’s worden gedeeld. Natuurlijk mag je die leuke groepsfoto of fotocollage delen in je nieuwsbrief, zolang iedereen op de foto maar toestemming heeft gegeven.